جلسات منطقه ای؛ راهکاری برای ارتقای بهره وری سازمان نظام مهندسی

رهیافتهای نوین توسعه پایدار، توسعه انسانی را مقدم بر سایر ابعاد توسعه میداند. در واقع هیچ توسعه ای بدون توسعه انسانی محقق نخواهد شد. بر این مبناست که حیطه تصمیم سازی و تصمیم گیری حتی در بنگاههای اقتصادی بزرگ و پیشرفته نیز گسترش یافته و توزیع شده است. به گونه ای که راهبردهای اتخاذ شده بر مشارکت حداکثری تمامی اعضای سازمان، موسسه یا واحد بهره برداری تأکید دارد.
سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی، سازمانی غیر دولتی و در عین حال عمومی است. چنین سازمانی که موجودیت و اعتبارش را از اعضای خود و نهاد شورا، و  همچنین مشروعیت و نفوذ خود را از قانون و دولت ها کسب می کند و از لحاظ سلسله مراتب سازمانی در سطوح استانی مستقل می باشد، در کشور ما منحصر بفرد است. بالطبع در چنین ساختار دوگانه ای نه تنها جریان اطلاعات و مصوبات، بلکه کارائی تصمیمها و اقدامات در معرض خطر سلیقه ها و ناکارآمدی قرار میگیرد.
تدبیر اتخاذ شده در برگزاری جلسات منطقه ای سازمان راهکاری است در جهت تعامل مثبت، بهبود کارآئی و افزایش توانمندی سازمانی که افزایش ضریب دقت و شمولیت تصمیمها را نیز در پی دارد.. سازمان مرکزی نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی بدرستی به این مهم پرداخته و در مصوبه مورخ 6/3/89 شورای مرکزی « دستورالعمل جلسات هماهنگی منطقه ای روسای سازمان نظام مهندسی استانها » را تصویب و ابلاغ نمود. در این آئین نامه هدف از تشکیل جلسات هماهنگی منطقه ای چنین ذکر شده است:
"بمنظور تحقق برنامه ریزی غیر متمرکز بر مبنای ظرفیت های منطقه ای و برقراری و تقویت ارتباط مستمر میان سازمانهای نظام مهندسی استانهای منطقه و هماهنگی در اجرای پروژه ها و طرحها از طریق همکاریهای مشترک هم اندیشی و تبادل تجربیات و همچنین پاسخگویی به نیازهای منطقه ای و ملی در چهارچوب ضوابط و مقررات سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی کشور دستورالعمل جلسات منطقه ای روسای سازمانهای نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی استانها بشرح زیر اعلام میگردد" و در وظایف آن آمده است:
1- تعامل، همفکری، تبادل نظر و همکاری استانها و واحدهای ستادی سازمان نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی کشور در تدوین، طراحی و اجرای برنامه های ملی و منطقه ای.
2- شناسایی امکانات و ظرفیت های محلی و منطقه ای و ارائه پیشنهادات در قالب پروژه های کاربردی.
3- الگوسازی منطقه ای پروژه ها، براساس شرایط اقتصادی، اجتماعی و اقلیم طبیعی مناطق.
4- بررسی مسایل و مشکلات اجرایی برنامه ها، پروژه ها، طرحها و ارائه راهکارهای اجرایی.
ارائه پیشنهادات، راهبردها و راهکارهای پیشبرد اهداف سازمان برای طرح در دستور کار شورای مرکزی.
 این وظیفه بر یک اصل اساسی در سازمانها استوار است،‌ بدین معنی که " اگر کسی در تهیه برنامه نقش داشته باشد، اجرای آن را تضمین کرده است". محل اجرای برنامه های ملی سازمان، در استانها می باشد. اگر برنامه های ملی فارغ از شرایط ، نیازها و ویژگیهای متنوع استانها تهیه و تدوین شود مطمئنا با مشکل مواجه می شود. لکن با لحاظ کردن نظرات و تقاضا های استانها نه تنها کارآیی  برنامه ها و طرحها به دلیل توجه به واقعیتهای موجود افزایش می یابد بلکه ضمانت اجرایی پیدا می کند. و معمولا این چنین برنامه هایی از انعطاف پذیری لازم برخودار است تا در مواجهه با مسائل و امور پیش بینی نشده متوقف نشود.
در دومین بند به موردی توجه شده است که غالبا در برنامه ریزی متمرکز و ملی غفلت می شودو آن ظرفیتها و امکانات متکثر و متنوع محلی است. زمانیکه داده های برنامه یا طرحی از آمار نامه ها یا گزارش های جمعبندی شده به روش تقلیل گرایی اخذ و در سطح ملی توسط کارشناسان  تبدیل به برنامه می شود، نه تنها فرصتها بلکه نیازهای متنوع، که اتفاقا بسیار هم در ابعاد محلی قابل اعتنا هستند ، گم میشود اینجاست که برنامه ریزی منطقه ای و الگوهای منطقه ای تصمیم سازی مطرح می شود و مورد پذیرش سیاستگزاران و برنامه ریزان توسعه قرار می گیرد. و جالب است که این الگوها در مناطق از کارآیی بالایی برخودار است و میتواند با شبیه سازی و دستکاری مناسب در سایر مناطق و گاهی در سطح ملی بکار گرفته شود. در این موارد هیچ لزومی ندارد که با استانداردهای ملی این برنامه ها و الگوها ارزیابی شود.
گاهی بررسی مسایل و مشکلات و نتیجه گیری مترتب به آن امری ساده و پیش پا افتاده تصور می شود و به همین دلیل راه حل ها هم مقطعی و احاله مشکل به جای دیگر است. اگر بپذیریم که شناخت صحیح، دقیق و عالمانه مسئله و مشکل نیمی از راه حل را دربردارد، در اینصورت برخورد با آن روشمند و هدفمند خواهد بود. نخستین گام اینستکه بدانیم این مسئله حتما پیش از این حادث شده و برای آن راه حلی ارائه شده است. و دوم این که حل آن بعهده یک قهرمان یا دانشمند نیست بلکه بعهده  جمعی خردپیشه است. بند چهار وظایف ناظر بر این امر می باشد. واضح است که روسای استانهای سازمان در این فرآیند از توانمندی لازم برخودار هستند و میتوانند هم بر مشکلات خود فائق آیند و هم این شیوه را نهادینه کنند.

مزایای جلسات هماهنگی
علاوه بر آنچه در صفحات پیشین آمده است، میتوان فواید دیگری را برای این هماهنگی ها برشمرد. نخست آنکه اعتماد به نفس اعضاء افزایش می یابد. دوم بالا رفتن آستانه تحمل فردی . هم افزایی دانش و اطلاعات اعضاء و یادگیری که نهایتا منجر به هم افزایی سازمانی هم می شود. فرصتی برای نقد و بررسی و ارزیابی مسایل ، عملکردها ، برنامه ها و طرحها و ظهور و بروز استعدادها و نوآوری ها . خلق فرصت های جدید یا همکاریهای مشترک برای توسعه کشاورزی و منابع طبیعی فراهم می آید.

الزامات موفقیت جلساتاین جلسات همانقدر که میتواند نتایج و پیآمدهای ارزشمند و قابل توجهی را در بردارد می تواند منشاء بروز و یا تشدید اختلافات و سوء تفاهم ها شود یا به نهادی برای تقابل و کشمکش تبدیل شود. آنچه موفقیت این جلسات را در جهت تعالی سازمانی و توسعه امور کشاورزی تضمین می کند را شاید بتوان بشرح زیر برشمرد:
1- باور به اینکه این جلسات ضروری، مفید و موثر می باشد.
2- انتظار از جلسات را در حد و حدود وظایف و نقش پذیرفته شده آن ببینیم و نه بیشتر.
3- مدیریت جلسه، بصورت تسهیلگرانه و مسئولانه باشد.
4- جلسات فرصت تلقی شود نه تهدید، به گونه ای که در نقد و ارزیابی، از ارائه اطلاعات دقیق و صحیح دریغ نشود.
5- انعکاس و اطلاع رسانی با توجه به حساسیت های منطقه ای بصورت طبقه بندی شده صورت گیرد.
6- مستند سازی با استفاده از فنآوریهای جدید و در عین حال کم هزینه حتما انجام گیرد.
7-  دستور کار جلسات در دو بخش عادی و اضطراری تا پایان سال مشخص شود. بخش عادی پیش بینی و زمانبندی شود و بخش اضطراری به مسایل و موضوعات ارجاع شده تخصیص یابد.
8- برای هر دستورکار اطلاعات دقیق و صحیح جمع آوری و پس از بررسی کارشناسانه به جلسه ارائه شود. تصمیم، تحلیل یا ارزیابی مطمئن بر اطلاعات استوار است و نه بر برداشتها و تصورات.
9- دستورکار بر اولویت مسایل و مشکلات واقعی، منطقه ای و مبتلابه تاکید نماید و سایر مسایل و موضوعات در اولویت های بعدی قرار گیرد.
10- تفاوت نظرات و دیدگاهها به رسمیت شناخته شود و در اموری که اختلاف نظر وجود دارد از کارشناسان ذیصلاح  کمک گرفته شود.
11- بر حداکثر بهره برداری از امکانات و فنآوریهای ارتباطات و اطلاعات مانند اینترنت، اینترانت، درگاهها و .......تاکید شود.
12- اطلاع رسانی روزآمد از مباحث مطرح شده در جلسات بر اساس طبقه بندی آن و همچنین دستور کار جلسات بصورت باز یا در سطح مناطق انجام شود.
  هر نهاد نوپایی اگر در فضای مناسبی ایجاد شود و عناصر انسانی آن به  نقش و کارکرد آن واقف  و به آن متعهد باشند، بدون تردید در مسیر رشد قرار می گیرد واثربخشی آن در اندک مدتی نمایان می گردد. نهادی که بر تفکر و کار جمعی بنیاد دارد با تکیه بر سعه صدر و مدارا میتواند منشا برکات زیادی شود و در این مورد خاص نقش تعیین کننده ای در توسعه کشاورزی داشته باشد.

گام نخست
بر اساس دستورالعمل، "رئیس هر منطقه در اولین جلسه توسط اعضاء انتخاب و با حکم ریاست سازمان مرکزی برای یک سال منصوب می شود و انتخاب مجدد او بلامانع است". به منظور انتخاب رییس منطقه و همچنین برگزاری اولین جلسه هماهنگی مناطق، استانهای هر منطقه وفق دستورالعمل به دفتر مرکزی سازمان دعوت شدند. دستورکار جلسه به ترتیب:  توضیح دستورالعمل جلسات منطقه ای روسای سازمانهای نظام مهندسی کشاورزی و منابع طبیعی استانها و بررسی نقطه نظرات اعضای مناطق 5 گانه ، بحث و تبادل نظر در مورد وظایف، عملکرد و مسایل و مشکلات معاونتها و مدیریتهای سازمان توسط رییس و معاونین و مدیران سازمان مرکزی و اعضای هر منطقه و انتخاب رییس منطقه توسط رییسان سازمانهای عضو هر منطقه،  اعلام گردید.
برنامه ریزی اولین جلسه به گونه ای بود که در نیمروز صبح دستورالعمل مورد بحث قرار گرفت و پس از رییس، دو معاون سازمان مباحث خود را مطرح نمودند و رییسان سازمان های استان هر منطقه ضمن تعامل فعال بصورت ضمنی به ارزیابی اعضا برای انتخاب رییس منطقه پرداختند.  در ابتدای وقت بعد از ظهر انتخاب رییس منطقه فقط با حضور اعضاء صورت گرفت و از آن پس رسما اولین جلسه هر منطقه با مدیریت رییس منطقه و مشارکت معاونین و مدیران سازمان مرکزی آغاز به کار کرد.
ابتکار سازمان مرکزی در شیوه اداره جلسه که تنها به ارایه گزارش و پرسش و پاسخ محدود نبوده و نقد و بررسی از جانب همه شرکت کنندگان میسر بود و مهمتر از همه که فرصت برگزاری جلسه منطقه ای با مدیریت استان و حضور و شرکت رییس، معاونین و مدیران سازمان مرکزی بوجود آمد، شایان توجه و الگو برداری است.

دستاوردها
دستاورد این جلسات را میتوان چنین برشمرد:
1- حضور و مشارکت فعال رییسان سازمانهای استانی و مدیران مرکز
2- اشتراک مساعی قابل توجه همه شرکت کنندگان در مباحث طرح شده
3- پیدایش یک احساس مشترک و همبستگی سازمانی جهت پیشبرد اهداف
4- مشارکت فعال و مسئولانه همه شرکت کنندگان
5- ملموس شدن ضرورت جلسات منطقه ای و ملی
6- مشخص شدن فراوانی موضوعات، مسایل و تجربه هایی که میتواند دستمایه جلسات منطقه ای باشد
7- ارائه یک روش منطقی و مناسب برای مدیریت جلسات منطقه ای
8- سازوکاری مناسب جهت توسعه انسانی سازمان و ارتباط سطوح استانی و ملی سازمان
9- استقرار نهادی غیرمتمرکز جهت هماهنگی، همفکری، مسئله یابی و نوآوری برای توسعه کشاورزی
10- ایجاد بستری مناسب جهت تولید، توزیع ، بازآفرینی، اشاعه، کاربرد و تلفیق اطلاعات و فنآوریهای کشاورزی
11- گزینه ای مناسب جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری جهت توسعه کشاورزی در سطح منطقه ای و استانی
چنانچه سیاستهای اجرایی اصل 44 صورت تحقق بخود گیرد و امور تصدی گری از بخش دولتی منتزع و به بخش غیردولتی واگذار گردد، موارد 11 گانه فوق براحتی امکان پذیر خواهد بود.
        شریعتی 28/9/89